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1. 簡潔單純
「Simple is best.」,電子郵件也是如此。所以不論是多麼重要或多麼複雜的事情,以電子郵件傳送時,都一定要以簡潔的內容來描述。

而冗長或不符合六何分析法(5W1H:W h o、W h e n、W h e r e、What、Why、How)的內容,以及該分段卻沒分段的書寫方式,尤其會讓收到信件的人,產生疲勞感和嚴重的憎惡感。

不過就算是一封完全遵照5W1H原則所寫成的信,要是寫得過於冗長,收信者極可能根本未加詳讀,就把信給關了。所以請記得,基本上,公司沒有人是不忙的,所以電子郵件要寫得簡短單純!

2. 明瞭
不少郵件是當你點開以後,發現看不懂到底發信者想要表達什麼。公務用電子郵件不是小說或是情書,所以與其用優美的詞句去修飾,還不如採取簡短明瞭的表現。

一封電子郵件的總長度最好占一頁的三分之一到一半左右,並且以每三四句話為一段,總共三到四個段落最為恰當,因為信件長度要是超過了上面的建議值,看信的人往往看著看著,就忘了前面講了什麼內容,所以和內容過長的信件相比,還不如乾脆寫一封短信!

3. 目的
你要讓對方在看完你所寫的郵件後,做出你期望的行動,因此如果你要請對方搬一座山給你,但是對方在看了你的信以後,以為你是要他搬一顆石頭來,那可就糟了。

4. 說服力
電子郵件是一種拿來請求他人在工作上提供協助,或是要求對方採取行動的工具,所以你要讓收到信的人,在看了你寫的「請您針對A議題怎麼怎麼做」以後,心裡就要能產生「好的,就這麼辦吧!」的念頭。

而且千萬不能讓對方看了信以後,馬上脫口說出「哪來的傢伙這樣子寫信啊?」在公司裡比較會講出這種話的通常是部門主管,因為部門裡還處於懵懂階段的新人,偶而會作出比較天兵的事情。

像我就在差不多初踏入職場兩個月的時候,發生了一件讓我怎麼樣也想不透的事情,因為客戶明明已經跟我們訂貨,可是我們工廠裡的生產量並不足以應付客戶的需求。

只是當時的我過於心急,整件事情都沒調查清楚,就耐不住性子的發出電子郵件,而且上自副總,下至各工廠的大頭、各部門的主管,全都收到了我寫的「實在不能理解為什麼產量會這麼少」的信。

結果第二天,工廠裡的人都在問「禹鎔杓是幹什麼的傢伙?」雖然我的知名度因此大增,不過如果要出名,還是應該以好事情來出名才是。

5. 邏輯性
你想講給人家聽的話,應該是要合乎邏輯,有憑有據才是。
假設有兩個選項,一個是「以A案來說,因為它有點點點等等等的背景,所以就目前而言,怎麼怎麼做是最好的對應方案」另一個是「我之前處理過這種案子,依我的感覺,這麼做就行了」你會把票投給這兩種當中的哪一個呢?

來源/職場行家
出處/《老鳥不會告訴你的工作秘密》

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